Không có mẫu chung cho thư mời, và mọi mẫu được truyền tay đều có rủi ro riêng: chúng làm nhiều lá thư giống hệt nhau và chúng không khớp với hoàn cảnh cụ thể của từng gia đình.
Nhưng có một bộ thông tin mà mọi lá thư đều cần nói tới, và một số thứ không nên có trong đó.
Nhóm thông tin về người viết
Người mời là ai, đang sống ở đâu, với tư cách gì tại nước đó.
Thông tin liên hệ để cơ quan có thể xác minh nếu cần.
Và quan hệ của họ với người được mời, nêu đúng như trong giấy tờ hộ tịch.
Phần này nên khớp từng chi tiết với các giấy tờ đi kèm, kể cả cách viết tên.
Nhóm thông tin về chuyến thăm
Mục đích cụ thể: vì sao mời, và vì sao vào thời điểm này.
Thời gian dự kiến, nêu rõ chứ không để mở.
Nơi người được mời sẽ ở trong thời gian đó.
Ba thông tin này phải khớp với những gì người xin khai trong hồ sơ của họ.
Nhóm thông tin về bảo trợ
Người mời có nhận chi trả cho phần nào không, và phần nào.
Nếu có, thường sẽ có một văn bản riêng theo mẫu của nước đó, và thư mời chỉ nêu việc ấy.
Nếu người xin tự lo, nên nói rõ điều đó thay vì để trống.
Để trống là chỗ hay sinh ra câu hỏi, vì người xét không biết ai chịu phần nào.
Những gì không nên có
Những câu hứa hẹn về việc ở lại lâu dài hoặc về những kế hoạch xa hơn chuyến thăm.
Những cam kết mà người viết không thực hiện được, hoặc không hiểu rõ nội dung.
Và những lời thuyết phục về việc nên chấp thuận hồ sơ — đó không phải chức năng của thư mời.
Một lá thư mô tả sự việc rõ ràng luôn hơn một lá thư cố gây ấn tượng.
Khi nhiều người cùng muốn đứng tên
Trong một gia đình, có thể nhiều người cùng muốn thể hiện rằng họ mong người thân sang thăm.
Nhưng một lá thư từ người có quan hệ gần nhất và có tư cách rõ nhất thường đủ và rõ hơn nhiều lá thư từ nhiều người.
Nếu có nhiều người cùng ký, họ phải nhất quán về mọi chi tiết, và mỗi người phải hiểu những gì mình ký.
Trong phần lớn trường hợp, chọn một người đứng tên là lựa chọn gọn và ít rủi ro hơn.
Thời điểm viết thư
Thư nên được viết gần thời điểm nộp hồ sơ, vì một lá thư viết từ lâu có thể không còn khớp với hoàn cảnh hiện tại.
Và vì một số nơi tiếp nhận có yêu cầu về thời hạn của các tài liệu đi kèm.
Nhưng phần thông tin trong thư thì nên được thống nhất giữa hai bên từ sớm, để không phải sửa vào phút cuối.
Thống nhất sớm, viết muộn — đó là thứ tự hợp lý cho phần này.
Về độ dài và giọng viết
Ngắn và rõ hơn là dài và cảm động.
Viết như đang cung cấp thông tin cho một người chưa biết gì về gia đình mình.
Tránh những chi tiết không liên quan tới ba nhóm thông tin ở trên.
Và viết bằng ngôn ngữ mà nơi tiếp nhận yêu cầu, hoặc kèm bản dịch theo đúng quy định của họ.
Điều gì mâu thuẫn với ý định đã khai
Thời gian để mở, hoặc một cách diễn đạt ngụ ý rằng chuyến đi có thể kéo dài.
Mô tả nơi ở như một chỗ ở lâu dài chứ không phải chỗ ở trong thời gian thăm.
Và mọi câu nói về tương lai xa hơn chuyến đi này.
Ba điều này thường được viết ra một cách vô tình, và chúng là lý do nên đọc lại lá thư bằng con mắt của người xét trước khi gửi.
Hai hồ sơ đọc cùng nhau ra sao
Nội dung thư mời được so với lời khai của người xin, và mọi chi tiết đều được đối chiếu.
Nên hai bên nên thống nhất trước về những gì sẽ được nêu: mục đích, thời gian, nơi ở, ai chi trả.
Một cuộc trao đổi trước khi viết tiết kiệm được nhiều hơn mọi nỗ lực viết hay.
Trang này không cung cấp mẫu thư và không gợi ý câu chữ — yêu cầu về hình thức do nơi tiếp nhận quy định, và nội dung phải là sự việc thật của chính gia đình mình.
Câu hỏi thường gặp
Có mẫu thư mời chung không?
Không, và mọi mẫu truyền tay đều có rủi ro: chúng làm nhiều lá thư giống hệt nhau và không khớp với hoàn cảnh cụ thể của từng gia đình.
Thư mời cần nói tới những gì?
Ba nhóm: thông tin về người viết và quan hệ, thông tin về chuyến thăm (mục đích, thời gian, nơi ở), và việc bảo trợ nếu có.
Những gì không nên có trong thư?
Hứa hẹn về việc ở lại lâu dài, cam kết mà người viết không thực hiện được, và những lời thuyết phục về việc nên chấp thuận hồ sơ.
Nên viết dài hay ngắn?
Ngắn và rõ tốt hơn dài và cảm động — viết như đang cung cấp thông tin cho một người chưa biết gì về gia đình mình: ai mời ai, đi làm gì, ở đâu, trong bao lâu.
Người Việt có nên chép thư mời mẫu trên mạng không?
Không nên. Thư chép từ mẫu dễ giống hàng loạt thư khác và thường không khớp hoàn cảnh thật của gia đình. Có thể tham khảo cấu trúc, nhưng nội dung phải do người mời tự viết theo chuyến thăm cụ thể.
