Bốn câu hỏi dưới đây nên được trả lời trước khi xin bất cứ giấy tờ nào. Xin giấy trước rồi mới biết mình cần gì là cách tốn kém nhất, nhất là khi giấy phải xin từ Việt Nam.
Đây là bài khép lại chuyên mục về chứng minh quan hệ.
Câu một: quan hệ này thuộc loại nào
Trực tiếp hay gián tiếp qua một người ở giữa — điều này quyết định bộ giấy tờ cần có.
Và với hồ sơ bảo lãnh, quan hệ này có nằm trong danh sách được chấp nhận không.
Nếu không nằm trong danh sách thì mọi chuẩn bị khác đều không dẫn tới đâu, nên phải kiểm trước tiên.
Danh sách hiện hành do cơ quan có thẩm quyền của nước liên quan công bố.
Câu hai: giấy tờ của mình có khớp nhau không
Thu thập trước, đọc cạnh nhau, và ghi ra mọi chỗ lệch dù nhỏ.
Với mỗi chỗ lệch, xác định có cần làm rõ ở phía hộ tịch không, hay chỉ cần giải trình kèm chứng cứ.
Phần hộ tịch hỏi cơ quan hộ tịch tại Việt Nam hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Phần giải trình trong hồ sơ hỏi luật sư di trú tại nước sẽ nộp.
Câu ba: loại hồ sơ của mình cần tới lớp thứ hai không
Lớp thứ hai là quan hệ thực tế, chứng minh bằng những thứ không cơ quan nào cấp.
Ở quan hệ vợ chồng thì gần như luôn cần; ở quan hệ huyết thống thì tuỳ hoàn cảnh.
Nếu cần, bắt đầu thu thập ngay — vì bằng chứng có giá trị là bằng chứng trải theo thời gian.
Và nếu quan hệ thật nhưng ít bằng chứng, chuẩn bị một giải trình trung thực về lý do.
Câu bốn: trong gia đình đã có hồ sơ nào trước chưa
Nếu có, cùng bộ giấy tờ gốc và cùng những giải trình đã từng được nộp.
Chúng phải nhất quán qua mọi hồ sơ, kể cả những chi tiết nhỏ.
Nên hỏi người trong nhà đã từng nộp xem họ còn giữ bản sao không.
Một gia đình có nhiều hồ sơ nên giữ một bộ gốc chung — điều này tiết kiệm rất nhiều cho những người nộp sau.
Câu hỏi thứ năm: ai trong gia đình giữ giấy tờ gốc
Ở nhiều gia đình, giấy tờ gốc nằm rải ở nhiều nơi — một phần ở quê, một phần với người anh cả, một phần đã thất lạc.
Việc gom chúng lại về một chỗ và quét thành bản số là việc nên làm một lần, dùng được cho mọi hồ sơ về sau của cả nhà.
Và nên làm khi những người lớn tuổi còn có thể nói cho biết giấy nào ở đâu và giấy nào nói gì.
Đây là loại việc mà mỗi năm chậm lại làm nó khó hơn đáng kể.
Thứ tự nên làm sau khi trả lời
Tra yêu cầu hiện hành ở nguồn chính thức của nước sẽ nộp, vì danh mục giấy tờ thay đổi.
Rồi lập lịch xin giấy, tính tới việc giấy nào phải xin từ Việt Nam và mất bao lâu.
Giấy nào có thời hạn hiệu lực ngắn thì xin gần ngày nộp; giấy nào mất lâu thì xin trước.
Và làm phần dịch thuật cùng hợp pháp hoá theo đúng yêu cầu của nơi sẽ nộp, không theo thói quen.
Một việc nên làm dù chưa có kế hoạch gì
Gom và quét toàn bộ giấy tờ hộ tịch của gia đình, rồi lưu ở một nơi mà nhiều người truy cập được.
Việc này không tốn gì ngoài một buổi, và nó phục vụ mọi hồ sơ của mọi người trong nhà trong nhiều năm.
Nó cũng là cách phát hiện sớm những chỗ lệch, khi còn nhiều thời gian để xử lý thay vì phát hiện lúc đang gấp.
Và với những gia đình có người lớn tuổi, đây là việc mà mỗi năm chậm lại đều làm nó khó hơn.
Điều chuyên mục này để lại
Trong hồ sơ, chỉ có quan hệ chứng minh được — quan hệ có thật mà không chứng minh được thì không tồn tại trong phép xét.
Phần lớn vấn đề không nằm ở việc thiếu giấy mà ở việc các giấy không khớp nhau.
Giấy tờ cũ lệch nhau là chuyện phổ biến và có cách xử lý — nhưng cách đó nằm ở phía hộ tịch, không ở phía hồ sơ di trú.
Mọi việc về giấy tờ hộ tịch Việt Nam do cơ quan hộ tịch tại Việt Nam và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hướng dẫn; phần hồ sơ di trú nên hỏi luật sư di trú tại nước sẽ nộp, và tuyệt đối không tự chỉnh sửa bất kỳ giấy tờ nào.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi nào phải kiểm trước tiên?
Với hồ sơ bảo lãnh: quan hệ này có nằm trong danh sách được chấp nhận không — nếu không thì mọi chuẩn bị khác đều không dẫn tới đâu.
Phát hiện giấy tờ lệch thì hỏi ai?
Phần hộ tịch hỏi cơ quan hộ tịch tại Việt Nam hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; phần giải trình trong hồ sơ hỏi luật sư di trú tại nước sẽ nộp.
Vì sao nên hỏi người trong nhà đã từng nộp?
Vì cùng bộ giấy tờ gốc và cùng những giải trình về chỗ lệch sẽ được dùng lại, và chúng phải nhất quán qua mọi hồ sơ của gia đình, kể cả những hồ sơ đã nộp từ lâu.
Xin giấy theo thứ tự nào?
Giấy có thời hạn hiệu lực ngắn thì xin gần ngày nộp, giấy mất lâu thì xin trước — và làm dịch thuật cùng hợp pháp hoá theo đúng yêu cầu của nơi sẽ nộp.
Người Việt nên lưu bộ giấy tờ chứng minh quan hệ thế nào cho các lần sau?
Giữ một bộ bản chụp rõ nét của mọi giấy tờ hộ tịch, bản dịch và các giải trình đã nộp, ghi kèm hồ sơ nào đã dùng. Lần sau chỉ cần cập nhật, và các giải trình giữ được nhất quán với lần trước.
